Política de Protección y tratamiento de Datos

En KLADAR GROUP contamos con una regulación especial sobre la Protección de los Datos de nuestros clientes, y definimos procesos y políticas que buscan garantizar la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, KLADAR GROUP, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los siguientes lineamientos generales:

1 Responsable del tratamiento de los datos personales:

La siguiente es la información del responsable del tratamiento de datos personales:
Nombre: KLADAR GROUP
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfono fijo: (574) 5731484
Teléfono móvil: +57 321 962 3323
Correo electrónico: [email protected], [email protected]

2 Encargado de tratamiento de los datos personales:

KLADAR GROUP podrá realizar el tratamiento de datos personales a través de encargados, asegurándose en todo momento de la vinculación de los mismos a las actuales políticas.

3 Marco general para el tratamiento de datos personales

Tipos de bases de datos, y finalidad:
KLADAR GROUP dispone de bases de datos automatizadas y físicas, sobre las cuales realizará tratamiento conforme a la normatividad vigente y con las finalidades que son informadas en la autorización respectiva.
Información recolectada y almacenada:
Dependiendo de la relación mantenida con el titular de la información, se recolectan datos, que incluyen información relacionada con:

• Identificación: número de documento de identidad
• Ubicación: dirección, correo electrónico, números telefónicos, entre otros.

TÍTULO II. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS RECOLECTADOS Y ALMACENADOS POR KLADAR GROUP

KLADAR GROUP considerará a todo dato que no sea público, como de carácter confidencial y en tal sentido le dará tratamiento con sujeción al siguiente marco de políticas:

• En el proceso de tratamiento de datos se dará cumplimiento irrestricto al marco normativo dispuesto por la legislación colombiana para este fin.
• Para el tratamiento de datos públicos y para aquellos expresamente consagrados en la ley, KLADAR GROUP no obtendrá la autorización expresa del titular de la información, sin embargo, para todos aquellos por fuera de esta clasificación, lo hará a través de documento físico, electrónico, mensaje electrónico, sitio web, así como por medio verbal o telefónico. Así mismo se podrá obtener dicha autorización mediante una conducta clara e inequívoca del titular, que permita concluir que otorgó su consentimiento. En este proceso se velará por los principios de trazabilidad del consentimiento y seguridad de su custodia.
• Consecuentemente, el tratamiento de datos personales por parte de KLADAR GROUP, se hará para las finalidades especificadas y en particular para las siguientes:
  – Gestión administrativa
  – Gestión de clientes
  – Gestión de proveedores
  – Gestión de empleados
  – Gestión financiera y contable
  – Marketing
  – Seguridad
• El dato personal almacenado por KLADAR GROUP y sometido a tratamiento, deberá ser completo, veraz, actualizado, comprensible y verificable, siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
• KLADAR GROUP no generará el acceso por medios electrónicos abiertos o por ningún medio físico, a datos personales que reposen en su poder y que no sean de carácter público, sin que medien restricciones técnicas que limiten dicho acceso solo a personas autorizadas por la ley o el titular. De igual manera los datos personales solo serán tratados por las personas que tengan autorización para ello o por quienes dentro de sus funciones tengan a cargo dichas actividades.
• El titular o a quien éste autorice mediante documento legal, podrá consultar sus datos personales al menos una vez cada mes calendario o cada vez que existan cambios sustanciales en las presentes políticas de tratamiento de la información, las cuales deberán ser informadas por los canales dispuestos para el efecto. De igual forma, cuando el titular eleve consultas, reclamos o peticiones sobre la manera como son utilizados sus datos personales, KLADAR GROUP deberá entregar la información solicitada.
• KLADAR GROUP suministrará o actualizará los datos personales a solicitud de los titulares para corregir información parcial, inexacta, fraccionada, que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida. En todo caso se respetarán los derechos consagrados en la ley 1581 de 2012.
• Por solicitud del titular y en ausencia de obligatoriedad de permanencia en las bases de datos, los datos personales correspondientes deberán ser eliminados. Tales datos solo podrán ser tratados durante el tiempo y medida que la finalidad lo justifique.
• Canales de atención: para el ejercicio de los derechos legalmente consagrados, el titular podrá comunicarse con la línea de atención (574 4485545) o contactarse con KLADAR GROUPa través de la página web www.kladar.com.co, al correo electrónico [email protected]
• Si en desarrollo de las actividades propias de KLADAR GROUP se presenta el uso de datos personales de menores, se asegurará la protección de sus derechos fundamentales de manera estricta y rigurosa y el respeto por su interés superior. Únicamente habrá tratamiento de estos datos cuando exista autorización expresa de sus representantes legales.
• KLADAR GROUP  podrá hacer transferencia de datos entre compañías vinculadas o que pudieran llegar a estarlo, bien sea que estas se encuentren en el territorio colombiano o en el exterior, guardando estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente política y las normas regulatorias. En ningún caso se hará transferencia internacional de datos a países que no dispongan de un régimen de protección de datos personales estricto, riguroso y compatible con la legislación colombiana.

TÍTULO III. PRINCIPIOS RECTORES

Sobre la base de lo consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 1377 de 2013, se establecen los siguientes principios rectores para el tratamiento de datos personales:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: el tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular.
• Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento a que se refieren las normas vigentes, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. Tal obligatoriedad se respaldará con la suscripción de acuerdos de confidencialidad.

TÍTULO IV. DERECHOS DE LOS TITULARES

La Ley 1581 de 2012 establece que los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KLADAR GROUPEste derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos es el siguiente:
Los derechos que podrán ejercerse por:

• El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición KLADAR GROUP
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Consultas: todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales se harán a través de los canales previstos en el literal i del título II de la presente política.
Es necesario dejar prueba de lo siguiente:

• Fecha de recibo de la consulta
• Identidad del solicitante, una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida.

La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10), días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.
Todos los reclamos se harán a través de los canales previstos en el literal i del título II de la presente política y serán resueltos por el garante de tratamiento de datos definido en el literal b del título VI de la presente política. KLADAR GROUP  dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotarán, entre otras, las siguientes:

• – Fecha de recibo del reclamo
• – Nombre de la persona de KLADAR GROUPencargada de dar respuesta al reclamo
• – Nombre y dirección del titular o de quien realice el reclamo
• – Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• – Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional). Este sistema dispondrá de mecanismos automáticos de alertas que informen sobre los plazos para responder de manera que se atiendan los mismos lo más pronto posible y en todo caso dentro de los términos establecidos en esta política. Para la atención de los mismos es necesario que el titular del dato presente una solicitud en la cual se indique lo siguiente:
• Identificación y dirección del titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Documentos que el titular anexa para que se tengan en cuenta en el reclamo (opcional). Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
• – Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• – Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• – Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

TÍTULO V. DEBERES DE INMOBILIARIA GÓMEZ Y ASOCIADOS S.A.

• Son deberes de KLADAR GROUP,Los establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012:
  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

TÍTULO VI: ROLES DEFINIDOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN INMOBILIARIA KLADAR GROUP

• Responsable de tratamiento: será KLADAR GROUPen concordancia con lo establecido en el numeral 1 del título I de la presente política.
• Se definen los siguientes roles adicionales:
• – Administradores de las bases de datos personales:
  Serán los líderes de los procesos de la organización. Se encargarán de dar tratamiento a una o más bases de datos que contienen información personal
• – Gestor de las bases de datos personales:
  Responsable del proceso de sistemas de información y tecnología. Se encargará de llevar el registro de las bases de datos existentes enKLADAR GROUP  y de apoyar el ingreso de la información en el Registro Nacional de Bases de Datos.
• – Garante:>
  La Directora Administrativa de la organización. Se encargará de tramitar y coordinar la atención y respuesta a las peticiones, quejas y reclamos relacionados con la ley de protección de datos personales, que los titulares realicen ante KLADAR GROUP

TÍTULO VII: DE LAS MODIFICACIONES, PERIODOS DE VIGENCIA Y ACEPTACIÓN

• Vigencia del tratamiento de datos:los datos recolectados permanecerán en las bases de datos de KLADAR GROUP  por el tiempo necesario para cumplir a cabalidad con la finalidad para la cual fueron incorporados.
• Modificaciones a la política de tratamiento de datos personales y a la política de privacidad:KLADAR GROUP  se reserva el derecho de efectuar las modificaciones necesarias, cuando los aspectos normativos o técnicos así lo exijan, cumpliendo con la divulgación referida en la presente política.
• Aceptación:el titular acepta esta política de tratamiento de datos cuando entrega información de carácter personal a través de nuestros canales o cuando suscribe contratos, autorizaciones, o cualquiera otro documento en el que se le informe acerca de los términos de la misma o se le indique el medio de consulta necesario. De igual manera, cuando continúa con el relacionamiento o vínculo con KLADAR GROUP, sin notificación de novedad alguna en relación con su tratamiento de datos, siempre y cuando hayan sido publicadas por los canales pre-determinados, tanto la actual política, como sus modificaciones posteriores.
• Vigencia:la presente política entra en vigencia a partir de 1 de enero de 2018 y será publicada en los medios electrónicos y difundida conforme a las exigencias del marco normativo y a lo contemplado en ella misma.